HMMH Consulting Oy asiakas- ja markkinointirekisteri / Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste sekä tietoa evästeiden keräämisestä
1. Rekisterinpitäjä
HMMH Consulting Oy valvoo antamiasi tietoja ja on vastuussa henkilötiedoista tietosuojalain mukaisesti.
HMMH Consulting Oy
Toijaistentie 23, 20900 Turku
y-tunnus: 2248444-8
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava
Hanna Lak
hanna (@) hmmhconsulting.com
3. Rekisterin nimi:
HMMH Consulting Oy markkinointirekisteri & asiakasrekisteri
4. Rekisterin julkisuus
HMMH Consulting Oy:n asiakasrekisterin käyttäjätunnuksien julkisuutta rajoitetaan tietosuojallisista syistä ja työntekijöiden yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 17 §:n 3 kohta määrittelee tiedot työntekijöitä koskeviksi arkaluontoisiksi tiedoiksi. Asiakasrekisterin muut paikka tai olosuhdetiedot ovat myös rajoitettu yrityksen tiedoiksi ja rekisterinpitäjän määrittelemille valtuutetuille käyttäjille.
5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
- Henkilön tietoinen suostumus (uutiskirjeen tilaus, tapahtumaan rekisretöityminen)
- HMMH Consulting Oy ja asiakkaan välinen sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on rekisteröidyn henkilön tilaaman sähköisen uutiskirjeen, palvelun lisätietojen tai oppaan lähettäminen, tapahtumaan osallistuminen, HMMH Consulting Oy:n aputoiminimineen markkinointiviestintä sekä asiakassuhteen hoito. Täyttäessään verkkosivuilla olevan lomakkeen tai rekisteröitymällä tapahtumiin käyttäjä antaa rekisterinpitäjälle suostumuksen henkilötietojensa tallentamiseen ja käsittelyyn tässä rekisteriselosteessa kuvatulla tavalla. Markkinointirekisteri voi pitää sisällään myös henkilötietoja asiakassuhteen kautta saatuihin tietoihin perustuen.
Rekisterin ensisijaisena käyttötarkoituksena on markkinointiviestintä sähköpostitse sekä markkinointi sosiaalisen median kanavissa. Sähköpostimarkkinointia toteutetaan erillisellä sähköpostijärjestelmällä ja tässä tapauksessa myös sähköpostirekisteri sijaitsee ulkoisella palvelimella.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon.
6. Mitä tietoja keräämme?
Keräämme asiakkaan luovuttamia henkilötietoja, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite lisäksi IP-osoitetietoja.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta ja ne muodostuvat HMMH Consulting Oy:n omistamista tai hyödyntämistä digitaalisista palveluista.
HMMH Consulting Oy:n tai yrityksen aputoiminimien verkkosivuilla olevien lomakkeiden kautta, jonka käyttäjä itse täyttää.
Benchmarking Alliance palveluiden osalta henkilötiedot (nimi ja sähköpostiosoite) luovutetaan Benchmarking Alliance Nordic AB:lle palvelun käytön mahdollistamiseksi. Benchmarking Alliance varmistaa vielä tietosuojan omalta osaltaan käyttäjän kanssa.
Asiakkaalta itseltään sähköpostitse, puhelimitse, tapaamisen yhteydessä tai muissa tilanteissa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan, perustuen asiakkaan ja HMMH Consulting Oy:n väliseen asiakassuhteeseen
Erillisten kampanjasivujen kautta, jossa käyttäjä täyttää lomakkeen.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille tai EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman osapuolen erillistä hyväksyntää, ellei se ole HMMH Consulting Oy:n tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista. Voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.
Rekisterinpitäjä käyttää toiminnassaan ulkopuolisia palveluntarjoajia, joiden serverit ovat pääasiassa EU:n alueella. Käyttäjien antamia tietoja saatetaan säilyttää palveluntarjoajien palvelimilla myös EU:n ulkopuolella, mikäli ulkopuolinen palveluntarjoaja muuttaa käytäntöjään. Käyttäjät antavat yksiselitteisen luvan tietojen tallentamiseen ja käsittelemiseen EU:n ulkopuolella täyttämällä henkilötietonsa lomakkeen kautta, tilaamalla verkkosivuilla tarjolla olevan oppaan, tilaamalla uutiskirjeen tai ilmoittautumalla tapahtumiin. Käyttäjistä ei tallenneta arkaluonteisia tietoja eikä erillisiä salasana-/kirjautumistietoja tarvita.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisteritietoja säilytetään internet-palvelimilla. Laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Työntekijöiden lisäksi myös verkkopalvelun ylläpitäjillä on pääsy henkilörekisteriin. Verkkopalvelun ylläpitäjien kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimus, jossa on määritelty, miten he voivat käsitellä tietoja.
10. Asiakkaan oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada kopio omista henkilötiedoistasi, pyytää virheellisten henkilötietojen oikaisua sekä puuteellisten henkilötietojen täydennystä. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää meitä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot, ellei niiden säilytys ole välttämätöntä esimerkiksi kirjanpitolain mukaan. Sinulla on myös oikeus kieltää suoramarkkinointi lähettämällä meille sähköpostia osoitteeseen hanna @ hmmhconsulting . com. Lisäksi uutiskirjeen tilauksen voi poistaa aina uutiskirjeen yhteydessä olevan toiminnon kautta.
Sinulla on myös oikeus pyytää, että rajoitamme henkilötietojen käsittelyä seuraavien tilanteiden aikana:
Oikeutetun edun varmennuksen aikana
Virheellisten henkilötietojen korjaamisen ja niiden oikeellisuuden tarkastuksen aikana
Sinulla on myöskin oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä, jos niitä käsitellään mielestäsi väärin. Voit myös pyytää meiltä kopiot henkilötiedoista, joita olemme keränneet. Toimitamme kopion henkilötiedoista kirjattuna kirjeenä allekirjoitettua, kirjallista pyyntöä vastaan. Varmistamme henkilöllisyyden oikeuden prosessin aikana.
Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä.
11. Tietojen poistaminen ja säilytysaika
HMMH Consulting Oy poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, kun niiden säilyttämiseen ei enää ole liiketoiminallista tai juridista perustetta. Tiedot poistetaan myös, jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii poistamaan häntä koskevat tiedot. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.
12. Tietoturva
HMMH Consulting verkkosivustolla ei säilytetä asiakastietoja. Sivut on rakennettu tietoturvalliseksi, käytämme suojattua SSL-yhteyttä, palomuureja ja sivustoon kirjautuminen on salasanojen ja käyttäjätunnusten takana. Sivustolle suoritetaan säännölliset päivitykset, mikä vahvistaa sivuston tietoturvaa.
13. Evästeet
Sivustollamme on evästeitä, jotka keräävät tietoa verkkosivustomme käyttäjistä.
Nämä evästeisiin perustuvat tiedot voivat olla mm. sivustolla tehtyjä toimintoja, sivuvierailuita tai tietoa käyttäjän käyttämistä laitteista. Evästeet ovat käyttäjäkohtaisia, mutta käyttäjää ei voida tunnistaa näiden perusteella, ellei käyttäjä ole itse antanut lisätietoja esimerkiksi lomakkeen kautta. Käyttäjä voi itse vaikuttaa evästeiden käyttöön poistamalla niiden käytön oman selaimen asetuksien kautta, jolloin käyntiä verkkosivustollamme ei voi seurata sekä esimerkiksi tyhjentämällä selaimen evästetiedot.
Käytämme evästeisiin perustuvaa tietoa mm. uudelleenmarkkinoinnissa sekä verkkosivuston vierailijoille näytettävässä sisällössä. Lisäksi keräämme tietoa verkkosivuston analytiikkaa varten. Näiden tietojen avulla pyrimme parantamaan verkkosivustoamme, tarjoamaan verkkosivuston vierailijoille mahdollisimman hyvän kokemumuksen verkkosivustosta sekä kohdentamaan viestintää kiinnostuksen mukaan. Käyttämiämme palveluita ovat mm. HubSpot, Googlen palvelut (Googlen mainonta ja Google Analytics), Ecwid, Stripe sekä sosiaalisen median palvelut (mm. LinkedIN, Twitter, Facebook, Instagram, TikTok). Sosiaalisen median palveluissa noudatetaan palvelun tarjoajan määrittelemiä tietosuojaselosteita ja jotka käyttäjä hyväksyy suoraan palveluntarjoajan kanssa.
14. Tietosuojaselosteen hyväksyntä
Tietosuojaselosta on hyväksytty jatkuvana ja tarkastettu elokussa 2022.
